کاربرد روش تاپ داون در مدیریت پروژه های چابک

رویکرد بالا به پایین چه تفاوت‌هایی با رویکرد پایین به بالا دارد؟

ساختار مدیریتی رایج در هر سازمانی راه را برای بسیاری از عناصر، که بعضا بخشی از موانع، الگوهای رشد و سایر چالش‌های موجود در مسیر موفقیت ما هستند، هموار می‌کند. یکی از این سبک‌های مدیریتی اساسا در طول تاریخ، به ویژه در کسب و کارهای آمریکایی، همواره بر محل کار حاکم بوده است. این سبک مدیریت رویکرد بالا به پایین (تاپ دان )است. با این وجود، با تغییراتی در اقتصاد و فرهنگ کار در سال‌های اخیر، می‌توان شرکت‌های بیشتری را در نظر گرفت که رویکرد مدیریت از پایین به بالا (bottom-up) را در پیش گرفته‌اند.

معنای این دو مفهوم چیست؟

در این مقاله، ما در مورد رویکرد از بالا به پایین در مقابل رویکرد از پایین به بالا بحث خواهیم کرد. هر دو روش را با جزئیات توضیح می‎‌دهیم و به این موضوع می‌پردازیم که سازمان شما، با اتخاذ هر روش می‌تواند چه موفقیت‌هایی را از دست بدهد و یا به دست آورد. همچنین در رابطه با نحوه انتخاب روش مناسب برای سازمان شما نیز بحث خواهیم کرد

رویکرد از بالا به پایین (Top-down) چیست

رویکرد از بالا به پایین در سیستم مدیریت، که از آن به عنوان رهبری خودکامه (autocratic leadership) نیز یاد می‌شود، نوعی سبک مدیریتی است که معمولا در انواع مختلف سازمان‌ها و در صنایع مختلف، اعمال می‌شود.این نوع مدیریت، سلسله مراتبی است و شامل یک مدیر ارشد اجرایی یا مقام مدیریت در بالاترین سطح سازمان می‌شود که تمام مراحل و دوره کاری را برای کل سازمان، تعیین می‌کند. این افراد با تکیه بر دانش خود، به نتایج مستقلی می‌رسند که به منظور تغییر یا بهبود سیستم در کسب و کار شما کمک خواهد کرد.

سپس رهبری و تصمیمات آن‌ها به واسطه جانشینی مدیران اجرایی و بعد از آن‌ها، مدیریت میانی انجام می‌شود. سرانجام این تصمیمات، اهداف، پروژه‌ها یا وظایف به تیم‌ها و افراد جداگانه در تیم منتقل می‌شوند. به بیان دیگر، در چنین نوع مدیریتی، همه چیز توسط مدیریت تعیین می‌شود. این موارد شامل تصمیم‌گیری درباره محل کار و مواردی درباره سیستم‌های کسب و کار است.

این تصمیمات از طریق زنجیره فرماندهی از مدیریت به کارمندان (بالا به پایین) منتقل می‌شوند. چنین مدیریتی به این معنی است که هر فرد وظیفه انجام نقش‌ها و مأموریت‌های مختص به خود را دارد که توسط  مدیریت در سطحی بالاتر از جایگاه او، تصمیم‌گیری شده‌اند.رویکرد از بالا به پایین، جای کمی برای اظهار نظر یا انتقاد از طرف افرادی که این وظایف یا نقش‌ها را اجرا می‌کنند (چه کارمندان و چه مدیران پروژه که در سطح پایین‌تری حضور دارند)، باقی می‌گذارد

نمونه‌هایی از سازمان‌هایی که از رویکرد بالا به پایین استفاده می‌کنند

همانطور که قبلا اشاره کردیم، رویکرد بالا به پایین یکی از متداول‌ترین رویکردهای مدیریتی است که در بسیاری از سازمان‌ها دنبال می‌شود. این یک رویکرد معمول برای مدیریت در شرکت‌هایی است که از یک ساختار سلسله مراتبی پیروی می‌کنند.این مهم به این معناست که یک مدیر اجرایی (که به عنوان مدیریت سطح بالای سازمان شناخته می‌شود)، سپس مدیر پروژه (که باید توسط رهبران تیم انتخاب شود) و در نهایت کارمندان در انتهای این هرم حضور دارند که تحت امر دو سطح بالائی مشغول به کار خواهند بود.

نمونه‌های مشهوری از شرکت‌هایی که از این روش پیروی می‌کنند عبارتند از:

Trump Organization

Martha Stewart Living

Helmsley Hotels

چرا مدیریت پروژه چابک؟

مدیریت چابک از چرخه‌های توسعه کوتاهی به نام «Sprints» استفاده می‌کند، که هر کدام با بازخورد ذی‌اثران و مشتریان سازگار می‌شوند تا محصول و خروجی نهایی به صورت ماهرانه تولید شود. مدیریت پروژه چابک با تمرکز بر تکامل و همکاری مستمر، سازمان‌هایی را هدف قرار می‌دهد که با ضرب‌الاجل‌های سریع، تغییر اولویت‌ها، مشارکت بالای ذی‌اثران و نیاز به انعطاف‌پذیری سر و کار دارند – به عبارت دیگر، اکثر مشاغل امروزی!شرکتی که از مدیریت پروژه چابک استفاده می‌کند، به جای صرف شش ماه برای توسعه محصول یا خدماتی که ممکن است در زمان ورود به بازار منسوخ شده باشد، می‌تواند اولین محصول خود را در عرض مدتی کوتاه نهایی کند.مدیریت پروژه چابک در ابتدا برای شرکت‌های نرم‌افزاری استفاده شد، سپس توسط صنایع مختلف، از خدمات مالی گرفته تا حمل‌ونقل، مورد استفاده قرار گرفته است

ذهنیت (Mindset) چابک چیست؟

یک ذهنیت چابک بر «چابک بودن» به عنوان پایه‌ای برای موفقیت تمرکز می‌کند. این با چهار ارزش تعریف می شود و با دوازده اصل مانیفست چابک توصیف شده و سپس از طریق تعداد نامحدودی از شیوه‌ها و روش‌های مختلف کار آشکار می شود.چهار ارزش مانیفست چابک پایه و اساس ذهنیت چابک هستند. در جهانی پر از روش‌ها و چارچوب‌های رقابتی، این ارزش‌ها به عنوان یک اصول مشترک برای تیم‌های چابک عمل می‌کنند؛ افراد و تعاملات بالاتراز فرایندها و ابزارها هستند.نرم‌افزاری (محصولی) که کار کند بالاتر از مستندات جامع است.مشارکت مشتری در انجام کار برتر از قرارداد کاری است. پاسخگویی به تغییرات بالاتر از پیروی از یک برنامه از پیش تعیین شده است

مانیفست چابکی

مانیفست چابک در زمانی که در سال 2001 ایجاد شد، یک تحول شگرف در توسعه نرم‌افزار یا محصول ایجاد کرد. در سال‌های بعد، صنایع دیگر به اهمیت ذهنیت چابک پی بردند.«مانیفست توسعه نرم افزار چابک» یا به اختصار «مانیفست چابکی» مجموعه‌ای از ارزش‌هایی است که در توسعه نرم افزار چابک حائز اهمیت هسند. مانفیست مدیریت پروژه چابک به عنوان پایه‌ای برای روش‌ها و رویکردهای چابک عمل می‌کند، از جمله متدهای چابکی مانند SCRUM یا Kanban.

اصول چابکی

12 اصل زیر بر اساس مانیفست چابک است:

بالاترین اولویت ما جلب رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر محصول (نرم افزار) ارزشمند است.

از تغییر الزامات، حتی در اواخر توسعه محصول، استقبال می‌شود. فرآیندهای چابک از تغییر برای مزیت رقابتی مشتری استفاده می‌کنند.

محصول (نرم افزار) را به طور مکرر، دو هفته گرفته تا دو ماه، با اولویت به مقیاس زمانی کوتاه تر، تحویل دهید.

متخصصان کسب و کار و توسعه دهندگان باید به صورت روزانه در طول پروژه با یک‌دیگر همکاری کنند.

پروژه‌ها را حول محور افراد با انگیزه بسازید. برای آن‌ها محیط و حمایت لازم را ایجاد کنید و برای انجام کار به آنها اعتماد کنید.

کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به ذی‌اثران، گفتگوی رو در رو است.

محصول (نرم‌افزار) قابل اجرا، معیار )اندازه‌گیری) اولیه پیشرفت (پروژه) است.

فرآیندهای چابک توسعه پایدار را ترویج می‌کنند. حامیان مالی، توسعه دهندگان و کاربران باید بتوانند یک ریتم ثابت را به صورت همیشگی حفظ کنند.

توجه (نظارت) مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.

سادگی – هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده – ضروری است.

بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌های خودسازمان‌یافته پدید می‌آیند.

در فواصل زمانی منظم، تیم در مورد چگونگی موثرتر شدن فکر می‌کند، سپس رفتار خود را بر اساس آن سازگار و تنظیم می‌کند.

بررسی برخی چارچوب‌ها در مدیریت پروژه چابک

اسکرام یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌های Agile است. اما، در چند سال گذشته، فریمورک‌های Agile دیگری برای توسعه محصولات و خدمات به وجود آمد و حق انتخاب بیشتری برای شما ایجاد کرد. تا امروز، بیش از پنجاه فریمورک Agile مختلف وجود دارد. بگذارید امروز چند مورد از چارچوب‌های اصلی را مورد بحث قرار دهیم.

اسکرام (Scrum):

اسکرام یک چارچوب در چابک است که در توسعه محصول بر اساس فرآیندهای تکراری و افزایشی استفاده می‌شود. اسکرام یک چارچوب چابک سازگار، سریع، انعطاف پذیر و موثر است که برای ارائه ارزش به مشتری در طول توسعه پروژه طراحی شده است. هدف اولیه اسکرام برطرف کردن نیاز مشتری از طریق محیطی شفاف در ارتباطات، مسئولیت جمعی و پیشرفت مستمر است. توسعه از یک ایده کلی در مورد آنچه باید ساخته شود شروع می‌شود و فهرستی از ویژگی‌های مرتب شده بر اساس اولویت که صاحب محصول می خواهد به دست آورد.

در اسکرام، تیم بر ساخت محصول با کیفیت تمرکز می‌کند. مالک پروژه اسکرام بر تعیین ویژگی‌هایی که محصول باید برای ساختن داشته باشد (چه چیزی بسازد، چه چیزی را نه و به چه ترتیبی) و برای غلبه بر هر مانعی که می‌تواند مانع از کار تیم توسعه شود، تمرکز می‌کند.‌

همچنین اگر قصد یادگیری مفاهیم اسکرام را دارید، می‌توانید در دوره آموزشی PSM I شرکت کنید. در این دوره شما علاوه بر اینکه برای آزمون PSM I آماده می‌شوید، به طور کامل راهنمای اسکرام را خواهید آموخت.

چارچوب eXtreme Programming (XP):

Extreme Programming (XP) یک چارچوب توسعه محصول چابک است که هدف آن تولید محصول با کیفیت است. XP خاص‌ترین چارچوب در مدیریت پروژه چابک در رابطه با شیوه‌های مهندسی مناسب برای توسعه نرم‌افزار است.پنج ارزش XP عبارتند از ارتباط، سادگی، بازخورد، شجاعت و احترام.

چارچوب یا متد Kanban

تعریف چارچوب کانبان در مدیریت چابک – آنچه ما اکنون به عنوان متد کانبان در مدیریت پروژه چابک می‌شناسیم در ابتدای سال 2007 پدیدار شد. این نتیجه سال‌ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های متشخص در حوزه چابکی مانند دیوید اندرسون، دن وکانتی، دارن دیویس، کوری لاداس، دومینیکا دیگراندیس، ریک گاربر و دیگران است.می‌توانید با راه‌اندازی متد Kanban با سه ستون اصلی – «درخواست‌شده»، «در حال انجام» و «انجام شد» شروع کنید